Com a crescente competitividade entre as empresas, entregar produtos e/ou serviços de qualidade com custos enxutos se pauta obrigatória para as organizações. Uma das ferramentas desenvolvidas a fim de elevar a eficiência, eliminar desperdícios e excessos e garantir maior alinhamento entre o planejamento financeiro e estratégico é o Orçamento Base Zero (OBZ). No OBZ, todos os, custos e despesas de cada departamento, receitas e investimentos são estimados não tomando como referência os dados históricos da empresa, mas sim, uma base zerada. Dessa forma, o OBZ busca eliminar gastos supérfluos dentro de uma organização, deixando o orçamento menos inchado, mais próximo da realidade e gerando economia.
A aplicação dessa metodologia exige maior comprometimento dos gestores das áreas, que devem elaborar os orçamentos de forma estratégica, pensando nos objetivos da organização, demandando tempo e abandono de sua zona de conforto.
Um componente essencial para a implementação do Orçamento Base Zero é a Gestão Matricial de Despesas. Essa ferramenta permite maior clareza e senso de propriedade acerca dos custos da organização. Os principais conceitos a serem definidos pela Gestão Matricial de Despesas estão listados abaixo:
· Pacotes: Gastos que pertencem a uma mesma categoria (exemplo: TI);
· Entidades: Gastos realizados por um conjunto de centros de custo/unidades de negócio (exemplo: Produção, Marketing, etc);
· Donos de pacote: Responsáveis por definir diretrizes, assim como buscar a otimização de recursos, supervisionar as metas e monitorar o orçamento;
· Dono de entidade: Responsável pelo cumprimento das diretrizes e definição dos planos de correção de desvios.
Em conclusão, o Orçamento Base Zero é ideal para empresas que usam a base histórica para realizar os seus orçamentos, de forma a identificar desperdícios e proporcionar aumento da eficiência. Os aspectos práticos da implementação do OBZ são variáveis e devem levar as particularidades de cada organização em consideração. Uma opção frequentemente adotada por muitas empresas é a realização do Orçamento Base Zero a cada 2 ciclos de orçamentos padrões anuais, porém aspectos regulatórios de cada setor, além do cenário econômico do momento devem ser levados em consideração.
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