A auditoria de processos é geralmente procurada por gestores que estão preocupados com a performance da organização, seja por nível de produtividade, perdas financeiras ou rotatividade em excesso. Em alguns casos, também decorrente da necessidade de atender a legislação, para identificação de riscos ou cumprimento de processos relevantes para o negócio. Sendo assim, a auditoria de processos é uma verificação, um processo formal composto por etapas, com o objetivo de melhorar os processos internos da organização.
A primeira fase da auditoria de processos envolve o planejamento dos trabalhos, juntamente com a identificação da equipe que participará, quais processos serão auditados, bem como o cronograma da auditoria. Nesta fase da auditoria de processos é importante que sejam definidas as ferramentas para o trabalho e também feita uma conscientização no time de colaboradores da organização, para incentivar a participação de todos de forma positiva.
A análise dos processos já faz parte de uma segunda etapa da auditoria de processos. Após o planejamento, e equipe de auditores inicia as entrevistas com os colaboradores, para ficar a par dos detalhes de cada processo. A equipe verificará as políticas da organização, coletará evidências, analisará os dados e vai preparar relatórios analíticos. Em toda esta etapa, até a apresentação dos relatórios, a auditoria de processos visa eficiência e eficácia no alcance de resultados positivos.
A terceira etapa da auditoria de processos é marcada pela avaliação do nível de melhoria dos processos e comprometimento dos colaboradores envolvidos. A equipe de auditoria fornecerá à organização um relatório sobre as falhas identificadas, que impactam negativamente os objetivos da empresa. Esta etapa permite sugestões de otimizações ou direcionamento de gastos, para áreas que podem trazer mais retorno ao cumprimento destes objetivos.
A auditoria de processos também contribui para o fortalecimento da cultura e melhoria das práticas gestoras, melhoria dos recursos tecnológicos utilizados nos processos, acesso a informações seguras e estruturas de trabalho adequadas. As ações da auditoria de processos identificam e evidenciam as não-conformidades e sugerem ações regularizadoras, bem como acompanham seu nível de implementação. Para processos mais críticos, ligados diretamente à estratégia corporativa, recomenda-se priorizar processos que se utilizam de sistemas diferentes para sua execução, bem como processos com alto volume de atividades e diferentes executores/responsáveis.
Um ponto altamente importante é que a auditoria de processos é um mecanismo não só de avaliação, mas de melhoria contínua. Por isso, a periodicidade do trabalho e o envolvimento de uma equipe multidisciplinar faz toda a diferença nos resultados.
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