Automatizando processos com o RPA

Este artigo explica de forma prática como a Automação Robótica de Processos (RPA) ajuda empresas a reduzir custos, acelerar processos e liberar colaboradores para trabalho de maior valor. Você encontrará conceitos, critérios para escolher processos a automatizar, exemplos reais e recomendações para começar.

A automação deixou de ser um tema de futuro distante e passou a ser prioridade para empresas que buscam competitividade. Em um mundo em que velocidade e precisão nos processos definem vantagem estratégica, a Automação Robótica de Processos (RPA) tornou-se tecnologia central na transformação digital das empresas.

Muito além de substituir tarefas manuais, o RPA permite que times deixem processos repetitivos para a tecnologia e concentrem-se em atividades analíticas e estratégicas. Essa mudança exige uma nova mentalidade de automação, que integra pessoas, processos e tecnologia para gerar eficiência e melhores resultados em escala.

Como preview: ao longo do texto você verá critérios práticos para decidir quais processos automatizar, exemplos aplicáveis a RH, finanças e atendimento, e cases reais que ilustram ganhos de produtividade e qualidade, tudo com orientações para iniciar uma jornada de Automação de Processos que entregue valor.

Para visualizar essa transformação na prática, recomendamos o vídeo

O que é RPA e como funciona

O RPA (Robotic Process Automation) é uma ferramenta de software que imita ações humanas em sistemas digitais para executar tarefas repetitivas e baseadas em regras. Em vez de deslocar pessoas, o objetivo é deixar que o processo automatizado cuide do trabalho operacional, dando mais tempo para atividades estratégicas.

• Preencher formulários: o bot lê um e-mail e preenche automaticamente campos em um sistema de RH ou ERP;
• Copiar e colar informações entre sistemas: útil quando não há integração nativa entre duas plataformas;
• Fazer consultas em sites ou bancos de dados: por exemplo, validar informações de um cliente antes de prosseguir com o atendimento;
• Reconciliar dados financeiros: matching entre extratos e lançamentos para reduzir erros e acelerar fechamentos.

Na prática, existem duas formas principais de implementar automação processos, cada uma com vantagens e requisitos técnicos:

• Interface gráfica (GUI): o bot reproduz cliques e preenchimentos na tela exatamente como um usuário faria, indicado quando não há APIs disponíveis. Vantagem: rápida implementação; atenção: fragilidade a mudanças na interface e necessidade de gestão de credenciais.
• Integração via APIs: conecta sistemas e bases de dados de forma direta, permitindo troca de informações em tempo real e maior robustez. Vantagem: desempenho e governança; atenção: demanda esforço de integração e coordenação com TI.

Quando escolher GUI ou API: prefira GUI para quick wins em processos que exigem pouca manutenção e onde APIs não existem; prefira API quando o objetivo for consolidar dados em dashboards, reduzir latência e manter segurança e governança centralizada.

Boa governança é essencial: defina quem gerencia credenciais, como as atualizações de sistema impactam a execução dos robôs e quais são os processos de revisão humana para exceções. Assim você reduz riscos e mantém a qualidade das informações e dos dados que alimentam seus sistemas.

Benefícios imediatos da automação

Empresas que investem em automação processos geralmente observam ganhos rápidos e mensuráveis. A seguir, os benefícios mais recorrentes e como eles impactam a operação, custo e qualidade.

• Eficiência operacional: processos que antes exigiam dias podem ser concluídos em minutos com um processo automatizado. Exemplo típico: automações de conciliação financeira reduzem o tempo de execução e liberam a equipe para análise de exceções.
• Redução de erros: regras aplicadas de forma consistente diminuem falhas manuais, por exemplo, redução de lançamentos incorretos em processos repetitivos. Em muitos projetos, a combinação de automatizar processos com validações embutidas diminui os erros em níveis perceptíveis, melhorando a qualidade dos dados.
• Economia de custos: menos horas operacionais gastas em tarefas manuais e menor necessidade de reforço temporário em picos. Ao automatizar processos de alto volume, empresas reduzem custos diretos e obtêm retornos rápidos sobre o investimento.
• Escalabilidade: uma vez construídos, os processos automatizados podem ser replicados para outras áreas sem aumento proporcional de equipe, ampliando a produtividade da empresa.
• Governança e conformidade: registros automáticos criam trilhas de auditoria que fortalecem compliance e facilitam relatórios para clientes, auditorias internas e órgãos reguladores.

Métrica prática (exemplo): ao automatizar conciliações e lançamentos, empresas relatam reduções de tempo no fechamento financeiro e melhorias na qualidade das informações, números variam por contexto, por isso recomendamos validar expectativas com um piloto antes de projetar resultados em escala.

Para entender na prática como automação processos eleva a produtividade e reduz erros, confira o vídeo

Onde aplicar RPA na prática

O RPA é uma ferramenta versátil que transforma processos em várias áreas da empresa. A seguir, casos práticos, ganhos típicos e quick wins para começar a automatizar processos com impacto rápido.

Recursos Humanos (RH)

O RH concentra muitas tarefas repetitivas e é um ótimo ponto de partida para automatizar processos. Ganhos típicos: redução de tempo operacional, menos erros e melhor experiência para colaboradores.

1. Automação do processo de férias

• Antes: solicitações eram conferidas manualmente em sistemas de ponto, levavam dias para aprovação e estavam sujeitas a erros de cálculo.
• Com RPA: o processo automatizado valida saldo de férias no sistema, notifica o gestor, atualiza a folha e gera comunicado em PDF. Fluxo: entrada → validação → atualização no sistema → notificação.
• Benefícios: aprovações em minutos, cálculos sem falhas e histórico automático para auditoria. 

2. Onboarding de novos colaboradores

• Antes: o RH inseria dados manualmente em ERP, folha e benefícios, consumindo horas.
• Com RPA: ao assinar o contrato digital, um bot cadastra o colaborador em sistemas, cria contas de e-mail, agenda treinamentos e envia checklist digital. Ganho típico: redução de 3–4 horas para poucos minutos.
• Benefícios: menor tempo de ativação, melhor experiência do colaborador e menos falhas em acessos críticos.

3. Automação de reembolsos

• Antes: recibos e notas eram conferidos manualmente e lançados em planilhas.
• Com RPA: o bot usa OCR para extrair CNPJ, valor e data da nota, verifica com a política da empresa e lança automaticamente no ERP; exceções vão para revisão humana.
• Benefícios: ciclo de pagamento reduzido de semanas para dias, prevenção de fraudes e relatórios consolidados em tempo real. Quick win: iniciar com extração OCR e validação de políticas (exceções para humanos).

Para ver esses ganhos aplicados ao dia a dia, assista ao vídeo

Finanças e Contabilidade

• Processamento automático de faturas e notas fiscais: redução de trabalho manual e ganho de qualidade nas informações.
• Conciliações bancárias com matching automático: processo automatizado que aumenta a velocidade e reduz erros.
• Fechamento financeiro com ganhos relevantes no tempo de execução: resultados variam por empresa; recomendamos piloto para validar números.
• Relatórios consolidados em dashboards em tempo real: melhorando a visibilidade para tomada de decisão.

Mini-case (exemplo): um cliente do varejo implementou automações de conciliação e relatou redução no ciclo de fechamento financeiro de 10 para 4 dias úteis; outro cliente B2B reduziu conciliações semanais de 8 para 2 horas. Observação: números demonstrativos — valide em piloto para seu contexto.

Compras e Suprimentos

• Validação automática de pedidos que acelera o fluxo e reduz retrabalho.
• Geração automática de cartas de crédito e documentos comerciais.
• Envio de notificações de status a fornecedores, melhorando SLA e comunicação.

Operações e Estoque

• Controle de inventário integrado ao ERP: automações que atualizam estoque automaticamente.
• Emissão de alertas automáticos de reposição para reduzir rupturas.
• Consolidação de dados operacionais em dashboards para decisões em tempo real.

Atendimento ao Cliente

• Chatbots que consultam sistemas via RPA para responder perguntas com dados atualizados.
• Respostas rápidas a dúvidas e solicitações, reduzindo tempo de espera e aumentando satisfação do cliente.
• Quick win: automatize consultas simples (saldo, pedido, status) e direcione exceções para atendimento humano.

Como escolher os processos certos para automação

Nem todo processo deve ser automatizado. Para priorizar iniciativas de automação de processos, use critérios práticos que ajudam a estimar tempo de retorno, esforço de implementação e impacto nos resultados do negócio.

• Alto volume de execução: processos executados muitas vezes por dia/semana geram ganhos de tempo e produtividade maiores. Pontuação prática: volume alto = 5 (prioridade alta).
• Entrada de dados manuais: processos que dependem de digitação, cópia/cola ou upload de documentos são bons candidatos para automatizar processos, pois eliminam erros e aceleram a execução.
• Poucas exceções: quanto menos ocorrências fora do padrão, mais estável será o processo automatizado. Se exceções são muitas, considere combinar RPA com decisões humanas ou IA.
• Regras bem definidas: processos com regras claras e determinísticas são os que trazem retorno imediato. Para processos mais subjetivos, avalie usar IA ou manter humano no loop.
• Estabilidade ao longo do tempo: processos que não mudam frequentemente reduzem retrabalho com manutenção dos bots e preservam qualidade dos resultados.

Checklist rápido (decisão em 3 passos):

1. Volume: o processo tem alto volume de execução? (Sim/Não)
2. Complexidade: existem poucas exceções e regras bem definidas? (Sim/Não)
3. Impacto: a automação reduz custos, melhora qualidade das informações ou acelera tempo crítico? (Alto/Médio/Baixo)

Quando não automatizar: processos com alto grau de julgamento humano, alto índice de exceções ou que mudam constantemente sem maturidade de regras. Nesses casos, foque primeiro em padronizar e documentar o processo antes de automatizar.

Estimativa rápida de ROI (orientativa):

• Processos transacionais de alto volume (ex.: processamento de faturas): alto potencial de redução de custos e tempo.
• Processos de suporte com entrada manual (ex.: onboarding): ganhos rápidos de produtividade e qualidade.
• Processos com muitas exceções: considere piloto com combinação de RPA + revisão humana ou IA.

No vídeo abaixo você encontra insights adicionais sobre critérios e como superar barreiras comuns.

Case real

• Universidade brasileira: projeto conduzido com TATICCA e Automation Anywhere automatizou processos acadêmicos (matrículas, validação de documentos e emissão de comunicados). Solução: bots para integração entre formulários web, ERP acadêmico e geração de PDFs; resultado: redução do tempo de processamento e ganho de qualidade nas informações entregues aos alunos.
• Key takeaways: início com processos de alto volume, piloto em um curso e extensão para toda a universidade; tempo para valor: semanas.

Este exemplo demonstra que a automação de processos e tecnologias correlatas são adaptáveis a diferentes setores e entregam resultados mensuráveis quando combinadas com governança, dados de qualidade e pilotos bem definidos. Recomenda-se sempre documentar métricas do piloto para validar resultados antes da escalabilidade.

A nova mentalidade de automação

Implementar RPA vai além da ferramenta: exige uma mudança cultural que alinha pessoas, processos e gestão. As empresas que conseguem extrair o máximo da automação adotam práticas claras e mensuráveis para transformar processos em vantagem competitiva.

• Adotam uma mentalidade de processo, olhando para fluxos ponta a ponta: mapeiam o processo, identificam gargalos e definem indicadores (tempo, qualidade, custo) antes de automatizar.
• Assumem uma mentalidade de crescimento, tratando mudanças como oportunidade para melhoria contínua: promovem pilotos, aprendem com resultados e ampliam o uso da automação conforme os ganhos.
• Buscam uma mentalidade de escala, democratizando automações com plataformas low-code/no-code e treinando colaboradores para criar e gerir automações, reduzindo a dependência exclusiva de TI.

Como implantar esse mindset — passos práticos:

1. Crie governança (papéis, políticas de segurança e controle de credenciais).
2. Estruture um Center of Excellence (CoE) para definir padrões, métricas e pipeline de processos.
3. Capacite colaboradores (workshops e trilhas práticas) para que áreas de negócio proponham e acionem automatizar processos.
4. Meça: acompanhe KPIs como tempo de execução, redução de erros, custo por processo e % de automações iniciadas pelo negócio.

Esse equilíbrio entre tecnologia e julgamento humano melhora a experiência dos colaboradores e dos clientes, eleva a qualidade dos processos e gera resultados tangíveis para o negócio.

O futuro: RPA combinado com Inteligência Artificial

A combinação de automação com técnicas avançadas cria a chamada automação inteligente: o processo automatizado executa tarefas repetitivas enquanto a tecnologia interpreta dados, aprende padrões e ajuda a tratar exceções. Essa convergência expande o escopo de automação e traz decisões mais rápidas e precisas para o negócio.

• RPA executa tarefas repetitivas e integra sistemas para garantir execução e consistência.
• A tecnologia de IA interpreta dados, identifica padrões e decide quando uma exceção precisa de intervenção humana ou pode ser resolvida automaticamente.

Na prática, isso se traduz em combinações concretas:

• OCR + RPA: extração de dados de documentos (notas, contratos) para alimentar sistemas e reduzir entrada manual; atenção à qualidade dos documentos e ao tratamento de exceções.
• Modelos preditivos: usar dados históricos para classificar transações, detectar fraudes e prever demanda; o processo automatizado aciona ações com base na previsão e encaminha exceções para revisão humana.
• Chatbots inteligentes: consultas automatizadas integradas a sistemas para atender clientes com informações em tempo real e escalar atendimentos simples.

Fluxo exemplo (workflow integrado):

1. Input: documento ou transação chega; 
2. OCR e validação inicial pelo processo automatizado; 
3. Dados são encaminhados ao modelo que classifica/estima risco; 
4. RPA executa a ação (lançar no ERP, notificar cliente) ou coloca o caso na fila de exceções para revisão humana; 
5. Métricas de desempenho são registradas para aprendizado contínuo.

Boas práticas: garanta qualidade dos dados (labeling, limpeza), defina critérios claros para o humano no loop e monitore desempenho em tempo real para ajustar modelos e processos. Assim, a automação entrega mais precisão, menos erros e decisões melhores para o negócio.

O papel da TATICCA na jornada de automação

A TATICCA Allinial Global atua como parceira estratégica para empresas que querem automatizar processos, reduzir custos e acelerar resultados. Oferecemos uma abordagem prática e orientada a valor, cobrindo desde o diagnóstico até a escala das soluções.

• Parceria com Automation Anywhere e diversas ferramentas de RPA: parcerias oficiais com plataformas referência em automação, garantindo acesso a ferramentas maduras e melhores práticas.
• Experiência em plataformas: atuação comprovada em ambientes com UiPath, BluePrism e diversas ferramentas, adaptando a melhor ferramenta ao contexto do cliente e seus sistemas.
• Consultoria completa: mapeamento de processos, definição de governança, desenvolvimento de automações, integração com sistemas e treinamento de colaboradores.
• Metodologias certificadas e cases: metodologias validadas por setores e resultados anteriores que permitem reduzir riscos e acelerar a entrega de valor.

Quer transformar processos, reduzir custos e acelerar resultados com automação e IA? 

Entre em contato pelo site www.taticca.com.br ou via e-mail taticca@taticca.com.br 

Nossos especialistas retornam com um plano inicial e opções de acordo conforme o nível de necessidade e complexidade do seu negócio.