Na Auditoria de Sistemas, as entrevistas são uma ferramenta fundamental para execução do trabalho, a qual visa coletar de informações sobre controles internos e levantamento de hipóteses de riscos. Ao entrevistar funcionários envolvidos na área operacional, a auditoria tem a melhor percepção do ambiente.
Embora cada grupo funcionários esteja ligado a uma área específica, eles estão em uma posição excelente para que a Auditoria de Sistemas identifique fragilidades nos controles internos. Além do mais, pode identificar falta de segregação de funções ou níveis elevados de autorização indevidas.
Em muitos casos, os funcionários relutam em fornecer aos líderes essas fragilidades dos controles ou suspeitas de fraudes, por isso sentem-se mais dispostos e confortáveis ao serem entrevistados pelo profissional de Auditoria de Sistemas. Nesse caso, o auditor de sistemas deve enxergar o entrevistado como um participante ativo a ajudar no processo de determinar os fatos.
A tarefa do profissional de Auditoria de Sistemas ao entrevistar, é conseguir que o entrevistado admita um ato ou omissão, por isso essa tarefa exige a habilidade de organizar a discussão seguindo uma linearidade. Para isso, é importante que uma estrutura seja predeterminada e seguida, como um checklist de perguntas, que ajudará a conduzir a um levantamento significativo. O entrevistador deve preparar uma apresentação introdutória que explique a finalidade da entrevista e depois iniciar uma lista de perguntas.
O profissional de Auditoria de Sistemas ao entrevistar deve usar um tom formal, porém amigável. Além de adaptar a entrevista para a linguagem e conhecimento de mundo do entrevistado. Para que a entrevista não transpareça tom ameaçador, é inviável que cargos experientes de auditoria entrevistem a alta administração. O mais usual é que gerentes, seniores e demais auditores entrevistem dos níveis de média gerências aos responsáveis pelo operacional do processo.
No início de uma entrevista para o trabalho de Auditoria de Sistemas é essencial que o auditor explique os objetivos do trabalho ao entrevistado, objetivando incentivar uma discussão aberta e confortável.
Durante a estrevista, o profissional de Auditoria de Sistemas deve anotar, preferencialmente de forma consistente, dependendo do seu estilo porém com cautela, pois anotar demais ou de menos, pode atrair a atenção do entrevistado e afetar suas respostas, desorientando a entrevista.
Ao finalizar, o auditor deve formalizar de imediato os itens discutidos e os nomes dos entrevistados, para dar suporte para a coleta de evidências. A Auditoria de Sistemas pode optar por manter os registros de anotações, para o caso de contestações até o fechamento do trabalho.
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