Com as correrias do mundo atual, reunir uma equipe no mesmo horário e local para uma reunião já era trabalhoso e custoso. Agora, em meio aos cuidados com a pandemia do COVID-19, tornou-se inviável e as empresas utilizam como primeira opção as reuniões online, que com o avanço da tecnologia, também se tornaram mais simples e funcionais.
Entretanto, as reuniões online apresentam desafios únicos e exigem mais disciplina, para o foco não seja perdido. Além de problemas tecnológicos no processo, que podem gerar frustração e tornar mais fácil para os participantes se distraírem.
Listamos algumas dicas para que suas reuniões se tornem mais produtivas:
1) Escolha a ferramenta adequada e verifique seu funcionamento
Antes de convocar uma reunião virtual, é preciso definir que ferramenta será utilizada, levando em conta os recursos da empresa e nível de confiabilidade que a reunião exige. Hoje muitas opções estão disponíveis, algumas que apenas exigem uma boa conexão de internet e equipamentos de áudio e vídeo, porém não possuem fortes sistemas de segurança de informações e podem apresentar falhas na conexão. Outras, porém, mais estruturadas, possuem boa proteção e fornecem senhas de acesso restritas aos convidados.
É importante uma verificação, antes da reunião, para confirmar se os participantes estão utilizando a ferramenta recomendada e se as conexões estão funcionando.
2) Planeje a reunião com antecedência
Assim como em uma reunião presencial, o planejamento de uma reunião é um ponto essencial para seu bom andamento. O primeiro passo é ter uma pauta bem planejada e se possível, enviada antecipadamente por e-mail aos participantes, para que se preparem com antecedência.
Além da pauta, é importante determinar um tempo aproximado de duração, para que as pessoas possam adaptar suas agendas sem conflitar com outros compromissos, convidar apenas as pessoas que realmente precisam participar da conversa e buscar otimizar a abordagem de cada tópico, para que não ocorram atrasos excessivos.
3) Delegue um facilitador para a sua reunião
Um dos maiores desafios em reuniões online é a interrupção. Mesmo com auxílio das tecnologias, é preciso alguém para intermediar a conversa, para que os participantes se organizem e não atropelem as falas. O ideal é que uma pessoa dirija a reunião, outra fique responsável pelo suporte técnico e outra para distribuir as agendas e materiais de acompanhamento. Dependendo do tamanho da reunião, um gerente ou uma das principais partes interessadas pode estar no comando. Caso contrário, vale designar uma pessoa para liderar a reunião e ajudar a manter as coisas fluindo sem problemas. Se for você o responsável por liderar a reunião, busque garantir que os participantes sejam incluídos alternadamente nos tópicos abordados e incorpore seus comentários ao debate.
Um facilitador pode ajudar também no caso de a reunião incluir uma sessão de perguntas e respostas. A maioria dos softwares de reunião também inclui uma função de bate-papo ou perguntas e respostas que permite que os participantes enviem perguntas por escrito, que o moderador pode gerenciar ou responder depois. Uma prática recomendada é repetir as perguntas dos participantes antes de responde-las, para garantir que todos possam entender a pergunta e acompanhar melhor sua resposta.
4) Minimize as distrações
Toda reunião que envolve participantes remotos têm um alto potencial para distrações. Os participantes estarão livres para navegar na web ou trabalhar em outras tarefas. Se estão em home office, animais de estimação ou crianças podem entrar na sala, além de ruídos externos que podem causar interrupções, especialmente para participantes que possam estar participando da reunião em um local público. Para ajudar a mitigar esses desafios, incentive sua equipe remota a usar um espaço de trabalho silencioso e dedicado para reuniões. Forneça diretrizes de boas práticas antes das reuniões, como silenciar o áudio quando o participante não estiver falando.
5) Documente sua reunião e faça follow-up
Apesar da maioria dos softwares gravarem a reunião, erros tecnológicos podem ocorrer, por isso também pode-se designar um participante para fazer as anotações dos tópicos discutidos na reunião virtual, mantendo a clareza na comunicação e ajudando aos participantes que não podem estar presentes ou que tiveram algum problema na conexão, a se atualizarem mais tarde. A documentação dos tópicos e suas discussões ajudam a garantir que todos estejam alinhados em termos de abordagem, funções, responsabilidades e planos de ação. O follow-up com os participantes também é recomendado, para listar o que ficou definido no encontro e a as tarefas a serem executadas.
O mais importante é sempre tratar uma reunião online da mesma forma que uma reunião presencial, com uma cuidadosa preparação, um acompanhamento adequado do início ao fim e respeitando a agenda dos participantes, considerando o tempo previsto e comunicado antecipadamente. É fundamental para o sucesso de uma reunião online que todos sintam-se envolvidos e com tempo hábil para exporem suas dúvidas e opiniões.
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