Os departamentos de criação de manutenção de robôs estão sujeitos a diferentes padrões de risco e controle, e nem sempre conhecerão todos os procedimentos corretos. As auditorias externa e interna buscam uma estrutura de governança sólida para suportar cada modelo de entrega de robô. Sempre girando em torno de padrões claros de supervisão organizacional, justificativa comercial e padrões de desenvolvimento definidos por um centro de excelência.
Existe o risco de que alguma automação de processo robótico possa realmente diminuir a eficácia do controle de um processo. Neste caso, os benefícios do RPA podem não superar o custo do investimento e a proliferação de robôs pode levar a um ambiente tecnológico mais vulnerável e fragmentado. Deve existir uma maneira estruturada de avaliar quais processos são adequados para automação. Isso deve depender de fatores predeterminados, como risco inerente ao processo subjacente, grau de complexidade do processo, grau de subjetividade e variabilidade nos resultados da decisão e estabilidade do ambiente de TI. Esses fatores devem ser ponderados em relação aos benefícios esperados, por exemplo, a entrega de maior eficiência e redução de custos.
Os robôs também podem não atingir os objetivos estabelecidos. Além disso, como não podem avaliar naturalmente anomalias e irregularidades como um ser humano faria, são capazes de gerar resultados inapropriados. Por isso, a qualidade dos dados é fundamental para a eficácia de um robô e, portanto, os controles de governança de dados serão fundamentais no design, mesmo para robôs simples. Isso incluirá controles sobre a manutenção dos dados de origem, bem como a garantia da integridade dos dados e fornecimento de segurança e confidencialidade, o que é essencial para a credibilidade do público. As auditorias externa e interna devem verificar se o mapeamento do processo, que inclui o ciclo de vida e a qualidade dos dados, é completo.
O desenvolvimento do robô deve obedecer aos princípios organizacionais padrão para o desenvolvimento de TI, incluindo testes apropriados antes da implementação. Isso deve incluir uma prova de conceito e uma fase de transição de execuções paralelas do processo automatizado e não automatizado para comparar resultados. As rotinas de monitoramento e tratamento de erros devem ser incorporadas ao processamento, para garantir que problemas e anomalias operacionais sejam detectados antecipadamente e respondidos automaticamente sempre que possível.
Outro ponto de atenção é o comportamento do robô em produção, executando muitas vezes um alto índice de erros. Dependendo do risco, os robôs exigirão níveis variados de supervisão humana pelo proprietário do processo, com base em métricas dedicadas. As auditorias externa e interna devem revisar se a lista dos principais indicadores de risco disponíveis está completa em relação ao processo subjacente e fornecer garantia sobre a precisão das métricas da gerência, identificando novos insights sobre a operação do processo. Também deve testar a eficácia dos alertas e interruptores do robô para pará-lo instantaneamente no caso de um problema, revisar as exceções em quarentena para garantir a ação oportuna de um monitor humano e analisar os registros de problemas e reclamações para avaliar se os temas podem ser atribuídos ao desempenho do robô.
As auditorias externa e interna devem avaliar se existe uma responsabilidade clara de quem deve determinar quando são necessárias alterações no robô e quem deve reavaliar o risco. Eles precisarão revisar se existe um processo estruturado de gerenciamento de mudanças e se inclui restrições sobre quem pode executar as alterações.
Por fim, o uso generalizado de robôs pode criar uma dependência que torna os negócios vulneráveis se eles ficarem desabilitados, principalmente se os negócios perderem os principais conhecimentos do processo. Um risco é que, se o robô falhar, pode não haver pessoal suficiente para operar processos manualmente na sua ausência. Neste caso, as auditorias externa e interna devem procurar documentação que articule um plano claro de continuidade de negócios para capturar procedimentos de backup e as fontes de dados necessárias para concluir o trabalho. Além de revisar se o plano de continuidade de negócios define como as atividades serão retomadas, se há testes regulares da capacidade do sistema e se existe um processo para garantir que as áreas impactadas sejam notificadas da incapacidade do robô. Os robôs evoluirão com o tempo e avaliações de risco periódicas também serão necessárias para determinar se o robô deve ser retirado.
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