A cada final de ano, após encerrar sua contabilidade e concluir seu trabalho anual de auditoria, você não se pega pensando como poderia facilitar suas rotinas para que o próximo ano seja mais leve e sem estresses desnecessários? Agora você vai conferir 8 dicas de contabilidade que podem tornar o seu novo ano mais eficaz e deixar parte do seu tempo livre para resolver as urgências, evitando sobrecarregar sua rotina diária.
1) Organizar arquivos
Pode parecer algo simples, mas justamente por parecer simples a organização é uma rotina muito fácil de se postergar. A organização de arquivos, sejam digitais ou em papel, pode gerar alta redução no desperdício do seu departamento.
Embora estejamos vivendo em um mundo digital, ainda há necessidade de arquivos em papel, principalmente para atender algumas legislações. Mas há espaço para melhorias. Ainda que seu departamento tenha reduzido o uso de papel e, portanto, a necessidade de grandes armários de armazenamento, confira o que você realmente precisa reter em papel e em como você pode armazenar essas informações com mais eficiência para rápida recuperação.
O mesmo vale para arquivos digitais. Continuamos adicionando pastas e subpastas aos nossos computadores para armazenar nossos arquivos. Quantas vezes passamos por esse sistema de armazenamento e limpamos os arquivos que não precisamos mais? Além disso, observe o modo como você está armazenando arquivos e pergunte-se: Você precisa manter um arquivo separado para cada mês ou pode mover arquivos antigos para um local diferente após um determinado período de tempo? Alguns arquivos devem ser armazenados na rede para acesso de todos? Essas e outras perguntas devem ser respondidas periodicamente, para que você possa avaliar o melhor uso do espaço no seu computador.
2) Fazer uma lista de procedimentos
Grande parte de nossa responsabilidade mensal está relacionada ao processo de fechamento de final de mês. Dedique um tempo para analisar esse processo e antes de pensar em mudar as coisas, procure entender o processo como um todo, começando com a lista de verificação das etapas que precisam ser concluídas para fechar o mês. Se o processo não é executado por uma pessoa apenas, inclua os deveres e responsabilidades na lista de verificação para ter uma lista da equipe completa.
Depois que você concluir sua lista de tarefas, é hora de começar a analisar o processo. Pergunte a si mesmo qual dessas tarefas deve ser executada primeiro e quais dependem do término de outras tarefas durante o processo. Também considere a materialidade. Você precisa analisar todas as contas mensalmente ou há algumas contas que podem ser revisadas trimestralmente? Se você puder eliminar algumas contas da sua lista de reconciliação mensal, seu processo poderá se tornar um pouco mais gerenciável.
3) Documente políticas e procedimentos
Muitas empresas possuem ótimas políticas e procedimentos para funcionar no dia a dia, visando o fornecimento de dados financeiros precisos e oportunos. Estes dados são importantes para o gerenciamento de uma empresa, pois ajudam a liderança a responder e reagir às situações o mais rápido possível. Infelizmente, essas mesmas empresas que possuem ótimas políticas e procedimentos não as documentam. Se uma pessoa-chave for embora, toda a empresa perde, até a recuperação das informações.
É essencial manter políticas e procedimentos documentados. Se sua empresa possui um manual de políticas e procedimentos, designe alguém para analisar e atualizar esse manual, ao menos anualmente. A rotatividade de funcionários é algo que geralmente negligenciamos, mas pode ser planejada, porque é inevitável na maioria das organizações. Por isso também é importante o treinamento de possíveis substitutos. Quanto mais pessoas você tiver, capazes de desempenhar as funções de outras pessoas, mais flexibilidade sua organização terá. Isso também permitirá que você faça a transição sem problemas durante os períodos de rotatividade de funcionários.
4) Delegue tarefas de risco baixo
De posse de sua lista de procedimentos mencionada no item 2, considere analisar se as pessoas certas estão executando as tarefas de risco. Delegar é algo importante e você precisa delegar com base no risco. Embora você possa se manter nas contas de maior risco, provavelmente é hora de pensar em usar a equipe necessária para ajudar nas outras tarefas.
Como muitos departamentos de contabilidade em pequenas empresas, você pode ter uma equipe limitada em número de pessoas. Ou você pode ser o único no departamento de contabilidade. Não deixe que isso te impeça de organizar sua rotina. Você pode utilizar profissionais de outros departamentos para determinadas tarefas mensais de baixo risco. Você pode se surpreender com o quanto algumas pessoas apreciam contribuir com a empresa e, ao mesmo tempo, aprender novas tarefas que podem os levar a novas responsabilidades.
5) Identifique oportunidades de melhoria
Mudanças nas rotinas de fechamento podem gerar grandes economias de tempo e dinheiro. Atente-se para tarefas que são feitas há anos, sempre da mesma forma, sem nenhuma análise. Quem sabe elas podem ser simplificadas? Que outros procedimentos você acha que sua empresa está fazendo apenas porque "é assim que sempre fazemos"?
6) Antecipe e gerencie os riscos
Essa é uma área em que sugerimos investir tempo antecipadamente, em vez de tentar rever o fato e determinar quando e onde o problema começou. Pequenos problemas são sempre mais fáceis de diagnosticar e corrigir. Além disso, pesquisando esses itens no dia-a-dia, você pode identificar outros problemas e riscos que pode evitar no futuro.
7) Interaja com profissionais externos
Embora você prefira lidar internamente com os seus problemas relacionados à contabilidade, não tenha medo de entrar em contato com o seu auditor se encontrar uma situação incomum ou se estiver planejando fazer alterações substanciais em suas políticas e procedimentos. Uma nova visão externa pode ser muito benéfica.
8) Deixe que seu software trabalhe para você
Embora você possa achar que seu software de contabilidade não é perfeito, é provável que ele tenha vários recursos que você pode utilizar para tornar sua função mais eficiente e eficaz. Primeiro, analise as entradas mensais automáticas. Faça perguntas como: Eu uso para agendamentos, mas existem outras áreas nas quais eu poderia usar esse recurso?
Utilize também a capacidade do seu sistema de contabilidade produzir relatórios periódicos de conciliação, ou verifique se seu software também incorporou a ferramenta de reconciliação bancária. Ao manter manualmente uma planilha do Excel para executar uma reconciliação bancária, você cria uma carga administrativa adicional que pode ser desnecessária. O Excel é uma ótima ferramenta, mas há momentos em que o utilizamos excessivamente e criamos agendas e reconciliações desnecessárias, quando o software de contabilidade provavelmente está equipado para executar.
Também é importante verificar se seu sistema contábil é atualizado periodicamente, pois muitos problemas do dia-a-dia são gerados por que a versão mais recente não está sendo executada.
Cada uma das dicas acima não só leva diretamente à economia de tempo e dinheiro, mas também ajudará você a reduzir drasticamente o estresse no trabalho. Ao analisar continuamente os processos pelos quais você opera, você pode identificar áreas que podem ser aprimoradas.
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