Com as correrias do mundo atual, reunir uma equipe no
mesmo horário e local para uma reunião já era trabalhoso e custoso. Agora, em
meio aos cuidados com a pandemia do COVID-19, tornou-se inviável e as empresas
utilizam como primeira opção as reuniões online, que com o avanço da
tecnologia, também se tornaram mais simples e funcionais.
Entretanto, as reuniões online apresentam desafios únicos
e exigem mais disciplina, para o foco não seja perdido. Além de problemas
tecnológicos no processo, que podem gerar frustração e tornar mais fácil para
os participantes se distraírem.
Listamos algumas dicas para que suas reuniões se tornem
mais produtivas:
1) Escolha a ferramenta adequada e verifique seu
funcionamento
Antes de convocar uma reunião virtual, é preciso definir
que ferramenta será utilizada, levando em conta os recursos da empresa e nível
de confiabilidade que a reunião exige. Hoje muitas opções estão disponíveis,
algumas que apenas exigem uma boa conexão de internet e equipamentos de áudio e
vídeo, porém não possuem fortes sistemas de segurança de informações e podem
apresentar falhas na conexão. Outras, porém, mais estruturadas, possuem boa
proteção e fornecem senhas de acesso restritas aos convidados.
É importante uma verificação, antes da reunião, para
confirmar se os participantes estão utilizando a ferramenta recomendada e se as
conexões estão funcionando.
2) Planeje a reunião com antecedência
Assim como em uma reunião presencial, o planejamento de
uma reunião é um ponto essencial para seu bom andamento. O primeiro passo é ter
uma pauta bem planejada e se possível, enviada antecipadamente por e-mail aos
participantes, para que se preparem com antecedência.
Além da pauta, é importante determinar um tempo
aproximado de duração, para que as pessoas possam adaptar suas agendas sem
conflitar com outros compromissos, convidar apenas as pessoas que realmente
precisam participar da conversa e buscar otimizar a abordagem de cada tópico,
para que não ocorram atrasos excessivos.
3) Delegue um facilitador para a sua reunião
Um dos maiores desafios em reuniões online é
a interrupção. Mesmo com auxílio das tecnologias, é preciso alguém para
intermediar a conversa, para que os participantes se organizem e não atropelem
as falas. O ideal é que uma pessoa dirija a reunião, outra fique responsável
pelo suporte técnico e outra para distribuir as agendas e materiais de
acompanhamento. Dependendo do tamanho da reunião, um gerente ou uma das
principais partes interessadas pode estar no comando. Caso contrário, vale designar
uma pessoa para liderar a reunião e ajudar a manter as coisas fluindo sem
problemas. Se for você o responsável por liderar a reunião, busque garantir que
os participantes sejam incluídos alternadamente nos tópicos abordados e
incorpore seus comentários ao debate.
Um facilitador pode ajudar também no caso de a reunião
incluir uma sessão de perguntas e respostas. A maioria dos softwares de
reunião também inclui uma função de bate-papo ou perguntas e respostas que
permite que os participantes enviem perguntas por escrito, que o moderador pode
gerenciar ou responder depois. Uma prática recomendada é repetir as perguntas
dos participantes antes de responde-las, para garantir que todos possam
entender a pergunta e acompanhar melhor sua resposta.
4) Minimize as distrações
Toda reunião que envolve participantes remotos têm um
alto potencial para distrações. Os participantes estarão livres para
navegar na web ou trabalhar em outras tarefas. Se estão em home office, animais
de estimação ou crianças podem entrar na sala, além de ruídos externos que podem
causar interrupções, especialmente para participantes que possam estar participando
da reunião em um local público. Para ajudar a mitigar esses desafios, incentive
sua equipe remota a usar um espaço de trabalho silencioso e dedicado para
reuniões. Forneça diretrizes de boas práticas antes das reuniões, como
silenciar o áudio quando o participante não estiver falando.
5) Documente sua reunião e faça follow-up
Apesar da maioria dos softwares gravarem a reunião, erros
tecnológicos podem ocorrer, por isso também pode-se designar um participante
para fazer as anotações dos tópicos discutidos na reunião virtual, mantendo a
clareza na comunicação e ajudando aos participantes que não podem estar
presentes ou que tiveram algum problema na conexão, a se atualizarem mais
tarde. A documentação dos tópicos e suas discussões ajudam a garantir que todos
estejam alinhados em termos de abordagem, funções, responsabilidades e planos
de ação. O follow-up com os participantes também é recomendado, para listar o
que ficou definido no encontro e a as tarefas a serem executadas.
O mais importante é sempre tratar uma reunião online da mesma
forma que uma reunião presencial, com uma cuidadosa preparação, um
acompanhamento adequado do início ao fim e respeitando a agenda dos participantes,
considerando o tempo previsto e comunicado antecipadamente. É fundamental para
o sucesso de uma reunião online que todos sintam-se envolvidos e com tempo
hábil para exporem suas dúvidas e opiniões.
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